PCを操作するうえでもっとも基本的な単位の「ファイル」。ファイルを、開く・編集する・保存するといった操作がスムーズにできることはPCを使う在宅ワークでは必須です。ファイルに関する知識と操作の基本をしっかり覚えておきましょう。
●ファイル関連の用語
■ファイル:ファイルとは、パソコンの中に保存されている書類や写真などのデータそのもののことです。
■フォルダ:フォルダはファイルを整理して保存しておく入れ物のことです。
■ソフト(アプリ):ソフトは、スマホでいうところのアプリのことです。パソコンに保存されているファイルを開いたり、編集したり、ファイル自体を作成・保存したりするための道具と考えるとわかりやすいです。
●ファイル名の変更ができる
ファイル名を変更する一番簡単なのは、名前を変更したいファイルを選択している状態で「F2」キーを押す方法(ショートカット)です。名前を変更したいファイルにマウスのポインタを合わせて右クリックし、表示されるメニューから「名前の変更」をクリックする方法もあります。ファイル名の欄が青く反転したら、変更したい名前を入力して、Enterキーで確定します。
※同様の操作で、フォルダ名の変更も可能です。
●ファイルの圧縮・解凍(展開)ができる
ファイル圧縮と解凍は、PC利用者にとって日常的な操作です。圧縮ファイルを受け取った際に解凍できないということがないように、圧縮・解凍の方法を覚えておきましょう。
【データ圧縮形式について】
ファイルを圧縮した圧縮ファイルは拡張子が変わり、ファイル名の末尾が「.zip」などになります。圧縮ファイルの種類はzip以外にもありますが、WindowsのPCで主に使われている圧縮ファイル形式は「.zip」です。圧縮する際にパスワードを設定することができ、一つのファイルを分割して圧縮できるのが特徴です。
【基本的な圧縮方法】※Windows
① 圧縮したいファイルを右クリックします
② メニュー内から「送る」→「圧縮 (zip形式)フォルダ」 を選択します
③ 同じファイル名(またはフォルダ名)の zipファイルが同じ場所に作成されます
【基本的な解凍(展開)方法】※Windows
① 解凍したいzipファイルをダブルクリックして開きます
② zipファイル内にあるファイルまたはフォルダをドラッグして別の場所(別のフォルダやデスクトップなど)に移動させます
③ 解凍完了
※Windowsのバージョンで多少操作が異なる場合があります。
●フォルダの管理ができる
フォルダの管理をしていないと、必要な資料を探すのに時間がかかってしまい、仕事ができない人と評価されがちです。以下の点に注意して、フォルダの管理をしましょう。
① フォルダの作り方にルールを作る
② フォルダ名の付け方にルールを作る
③ フォルダの階層は深くしない
④ 一時保存フォルダを作る
⑤ よく使うフォルダはショートカットキーに登録する
⑥ 定期的にメンテナンスを行う
●ファイルの拡張子を理解している
拡張子はデータファイル名の末尾に付けられている英数字で構成された文字列で、ファイルの種類を識別し、コンピューターでデータ処理をしやすくするためにつけられています。拡張子の指定に対応できるように、よく使われているものはなんの拡張子なのか覚えておきましょう。
【よく使う拡張子】
Microsoft Officeファイル「.docx」「.docm」「.ppt」「.pptx」「.pptm」「.xlsx」「.xlsm」
画像ファイル「.bmp」「.gif」「.heic」「.jpg/.jpeg」「.png」「.tif/.tiff」
テキスト・ハイパーテキスト ファイル「.csv」「.htm/.html」「.pdf」「.txt」
ファイル名の変更や圧縮・解凍は、所有しているPCで実際に操作して、必要になった時に瞬時に対応できるようにしておきましょう。