在宅ワークではどんな職種でも、仕事を受けたり、企業とやり取りするために、ビジネスメールの作成スキルが必要です。
●適した形式を選択することができる
メールには、HTML形式とテキスト形式があります。HTML形式では、メールに画像をつけたり、フォントのサイズを変えたり、色をつけたりすることができます。しかし、見栄えを良くすることができる反面、データの容量が大きくなったり、メールソフトによっては表示できないものがあります。ビジネスでスマートなメールを心がけるのであれば、基本的には、テキスト形式で送るようにしましょう。
●本文に記載する文章を作成できる
メールの本文の最初には宛名を書く、相手が社外の人であれば「会社名」「部署名」「名前」、相手が役職者なら「役職」を部署名の後ろに書く、名前の後ろには「様」と付けるといったビジネスメールのマナーを理解していることは必須です。宛名の次には、始めの挨拶文を書き、相手が社外の人なら、「いつもお世話になっております」と始めて「自分の会社名」と「自分の名前」を名乗ります。メールのメイン部分である用件は短く、簡潔にまとめることが大切です。適切なところで改行したり、1行空けて段落を作るなど、見栄えにも注意しましょう。
●「To」「Cc」「Bcc」の使い分けができる
「Cc」や「Bcc」での送信は、複数の顧客に同じメールを送る際や、社内で情報共有するためによく使われます。しかし、「Cc」「Bcc」の送信方法は使い方を間違えるとトラブルにつながることもあるため、送信設定の仕組みを理解しておきましょう。
【使い分けの基本】
「To」はメインの送信対象を指す
「Cc」はメールを共有しておきたい相手に使う
「Bcc」は、他の人に知られずにメールを共有しておきたい相手に使う
【注意点】
「Cc」「Bcc」を間違えて送信するうっかりミスには注意が必要です。特に「Bcc」で送るべき相手を「Cc」で送ってしまうと、送信先のメールアドレスがわかってしまいますので、くれぐれも間違えないようにしましょう。また、「Cc」で受信した全員に返信してしまうケースがあります。例えば、見積書などを間違えて送るべきではない相手に送信してしまうと、ライバル企業に機密情報が洩れる恐れがあります。Ccつきメールは返信先を必ず確認して、不要アドレスを外すようにしましょう。
